勤務表の不公平をなくす｜看護師長の作成手順を公開

勤務表って、看護師にとってものすごく重要なものですよね。

私は毎月20～22日くらいに翌月分を配布していますが、配布した直後からスタッフはものすごく集中して勤務表を確認しています。

今回は、看護師のみんなが知らない、『師長の勤務表の考え方』について解説します。

師長は勤務表を作る時にどんなことに気をつけて作っているのか、なぜ不公平な勤務表ができてしまうのかなど、日ごろの看護師さんの疑問に答える内容になっていますので、ぜひ最後まで読んでくださいね。

勤務表の種類と作成者

勤務表には種類があります。

まずは勤務表について、確認しておきましょう。

月間勤務表

毎月の1カ月間のシフト一覧表です。

これは、『この日のこの時間帯に勤務をするように』という、業務上の指示書になります。

「〇」や「／」などの記号を使って表していたり、「①」や「遅」などの記号や文字であらわしていたり、表記は職場によって違います。

職場によっては、自分のシフトだけしか教えてもらえないところもありますし、部署全員分のシフトが一覧表になって配られるところもあります。

うちの病院では、月間勤務表は看護師長が作成します。

週間勤務表

1週間のシフト表のことで、だれがどの業務を担当するかを振り分ける『業務分担表』とも呼ばれます。

私の病院では、週間勤務表は主任が作成します。

ただし、師長の方針に沿った形で作成してもらっています。

勤務表の不公平とは

では、勤務表で不公平だと感じてしまうのはどのようなときでしょうか。

具体的には、次のような時だと思います。

ひとつずつ説明していきますね。

夜勤数

夜勤回数が多くても少なくても、不満に思う人はいます。

多いと体力的にきついし、少ないと夜勤手当が減って困るのです。

人それぞれ事情が違うため、『できるだけたくさん夜勤がしたい！』というスタッフと、『夜勤はやりたくない』というスタッフがいて当然です。

そのため、はっきりした理由もなく夜勤回数に差があれば、不満に思ってしまうのは仕方ありませんよね。

夜勤と同じように、遅番や早番の回数の差も、不満の原因になります。

連勤数や連休数

連続勤務の回数や、連休の有無なども、人によって差があると不満の原因になります。

連休がもらえた人と、もらえない人がいると、「なんで自分だけもらえなかったのか」と考えてしまいますよね。

前の月の終わりから、翌月のはじめにかけての『月またぎ』の勤務にも気を付けておかないと、意外な連続勤務になる場合があります。

日祝日やイベント日の出勤率

土・日祝日に休みが欲しい人は多いですよね。

会社員の彼氏とデートをしたり、OLの友人と出かけるには、土日に休みが必要です。

子育て中の方であれば、土日は学校や保育園が休みなので、誰かに子供を預けて働くことになります。

ほかにも、病棟の入浴日や会議の日など、イベント日に限って休む人や、毎回日勤で参加する人なども、参加回数に差があれば不満に思うのは当然です。

勤務メンバーのバランス

だれと一緒の勤務なのか、勤務メンバーのバランスも大切です。

ベテランが揃っていれば仕事は楽ですし、新人が多いときのリーダーさんは大変です。

同期と一緒だと楽しいですが、厳しい先輩がいる日は緊張してしまいます。

能力や勤務年数だけではなく、相性や仲の良さなども関係するため、だれと一緒の勤務になるかで不公平を感じれば、不満につながってしまいます。

希望休

看護師のシフトは不定休のため、予定がある日などは休みの希望を提出します。

しかし、みんながたくさんの休み希望を出すと勤務が成り立たないため、希望休の数に制限が設けられていることが一般的です。

その希望休の数が人によって差があったり、希望を出しても通る人と通らない人がいれば、不満につながってしまいます。

経験年数の多い人の希望は通るけど、新人や若手の希望が通らないという場合もあり、不公平に感じてしまいます。

不公平のない勤務表を作るポイント

ここまで、どんな勤務が不公平に感じるかを説明しました。

勤務表でスタッフの不満を減らすためには、できるだけ不公平のない勤務を作ることが大切ですね。

では、不公平のない勤務表を作るためには、どのようなことに気を付けていればよいのでしょうか。

不公平のない勤務表を作るポイントを、4つご紹介します。

安全で質が保たれた看護ができる人数とメンバー

当然ですが、勤務表を作る師長に与えられた課題は、その部署の人員と資材を使って『安全で質の高い看護を提供すること』です。

それを実現するためにスタッフをどう活用するかが求められてシフトを組んでいるわけですから、全ての時間帯においてそれが達成できる勤務を作る必要があります。

そのための人数がいることと、それが実現できるメンバー構成になっていることが必要です。

メンバー全員の実力が高ければ人数が少なくてすみますし、指導が必要な人材がいる場合は指導できるスタッフやその仕事をフォローする人材まで人数が多く必要になりますよね。

なぜ、この日は人が少ないのか。

なぜ、この日は人数が多くて新人がたくさんいるのか。

その意図をきちんとスタッフに伝えておくよう、日ごろからのコミュニメーションも大切ですね。

各イベントに応じた人数の増減

看護師の必要人数は、その部署の看護配置として最低人数が定められています。

しかし、その最低人数だけ揃えていればいいのかというと、そうではありません。

手術件数が多い日や入浴介助日、総合回診や全体カンファレンス日など。

なにかイベントが予定されている日には、その分のスタッフ増員が必要になります。

スタッフを増員していなければ、通常業務をしながらイベント対応もすることになり、その日に勤務する人だけが負担が大きくなって不公平です。

きちんとイベント予定に沿った形で勤務を組んでおくことで、スタッフに余計な負担を強いることがなく、安全に業務を進めることができます。

欠勤に備えた余力のある勤務

スタッフの体調不良による急な欠勤は、避けられないトラブルです。

日ごろから、欠勤に備えて余力のある勤務を組んでおくことが大切です。

体調が悪いスタッフに、無理に仕事をさせても集中力を欠いてしまってミスになるリスクがあり、危険です。

しかも体調が悪いときに休めないような職場で、長く働こうと思えませんよね。

職場環境の悪さは離職につながります。

基本的には、『1～2人休んでも何とかなる勤務』を組んでおく必要があります。

勤務希望にはできるだけ応じる

休み希望が通らない職場では、長く働けません。

スタッフ一人一人にプライベートがあり、事情があります。

家族や友人、恋人と過ごす時間を大切にしてあげないと、その職場で長く働き続けることができずに、退職につながるのです。

『安全な看護のため』や、『最低限の人数は必要』なことを考えれば、全ての希望を叶えてあげることはできません。

不公平にならないように勤務希望の数をあらかじめ上限を決めておき、出された希望をすべて通すのが基本です。

希望休の数に差を付けたり、希望を通す人と通さない人を作ったりしないことが大切です。

その他の配慮

その他にも、配慮しておくと良いポイントがいくつかあります。

指導を考えたメンバー

新人や中途採用者の指導は、入職から半年程度は継続して行われます。

その間の勤務に関しては、常にだれが指導やフォローを担当するのかを考慮したメンバー構成で勤務を作る必要があります。

指導やフォローができる人とは、リーダースタッフであることが多いため、きちんと考えて配分しておかないと、当日になって「リーダー以外に指導できる人がいない！」となってしまいます。

看護学生の実習や、看護補助者の指導なども重なるため、計画立てて採用時期を考える必要がありますね。

会議・委員会・研修に応じたメンバー

会議や委員会、研修など、スタッフが参加する予定がある行事はたくさんあります。

きちんと、日勤中に出席できるように勤務が作られていますか？

SNSでこういう声を聞くことがあります。

その分の手当金はもらっていると思いますが、せっかくの休日がつぶれてしまうのでは、お金で解決できないツラさがありますよね。

業務時間内で参加できるように配慮した勤務を組むことが、基本です。

仕事のパフォーマンスが上がる組み合わせ

たまに同期が揃って日勤だと、コミュニケーションがとりやすいし、協力し合えるので仕事が捗りますよね。

ちょっと人見知りで仕事に時間がかかる新人さんでも、優しく微笑みかけてくれるママさん看護師の先輩になら、怖がらずに報告できて、なんとか仕事が時間内に終われそう。

忙しい日はイライラして後輩スタッフにきつく当たりやすい先輩ナースも、主任さんがリーダーの日は比較的おだやかで、主任が間に入ってくれるので後輩ともコミュニケーションが取りやすい。

そういう、みんなの仕事のパフォーマンスが上がりやすいメンバーの組み合わせというのは存在します。

毎日そういうメンバーで仕事を組むのは無理だけど、ときどきはそういうメンバーになると、仕事へのモチベーションを保つことができるので、これも大切なポイントです。

不公平のない勤務表の作成手順

では、具体的に勤務表の作成手順をご紹介します。

だれかに習ったわけではなく、10年近い経験の中で試行錯誤しながら身につけた方法です。

不公平な勤務表になる理由

勤務表の不公平をなくすポイントを紹介してきましたが、なぜ世の中には不公平な勤務表が多くあるのでしょうか。

ここからは、不公平な勤務表になってしまう理由について、ご紹介します。

勤務希望のルールがあいまい

勤務希望に関する不満は、とても多く聞かれます。

勤務が希望通りになる人と、希望が叶えられない人がいれば、不満が出るのは当然ですよね。

勤務希望に関する不満が多くなる理由は、次の通りです。

これらの問題は、どこの職場でも起こることです。

あらかじめ勤務作成のルールを明確にし、それをスタッフにも周知しておくことで、不公平感をなくすことができます。

ルールがないまま全員の希望を聞いていると、勤務人数が確保できない日があったり、逆に人数が多すぎてヒマなスタッフができてしまいます。

勤務メンバーの組み合わせに制限がある

相性や人間関係などで、メンバーの組み合わせに制限があると、公平な勤務を組むのが難しくなります。

『AさんとBさんは仲が悪いから一緒の勤務にしない』など、実際に配慮して勤務を組んでいる部署もあるのではないでしょうか。

こういう配慮があると、勤務作成の難易度が格段に上がってしまいます。

そもそも、相性や人間関係の問題を仕事に持ち込むことが間違いなのです。

それが問題で病棟運営に支障があるのなら、師長が間に立って関係性を改善させるか、私情を仕事に持ち込まないように指導するか、配置転換で対応するなどが必要でしょう。

能力差が大きい

夜勤ができるスタッフが少ない。

リーダー業務ができるスタッフが限られている。

回診介助は一部のスタッフしか手順を知らない。

こんな風にスタッフごとの能力差が大きい場合も、公平な勤務を作るのが困難になります。

しかしこのような状況では、そのスタッフが休んだり退職したら、部署に大きな不利益が発生してしまいます。

一刻も早く、他のスタッフを育てる必要があるでしょう。

理想は、4年目以上のスタッフであれば全員、同じ役割を担えるようにすることです（もちろん、業務の質には能力や経験の差が出るが）。

一部のスタッフの意見ばかりを採用する

辞められては困るからと、ベテランスタッフの希望を多く聞いてしまうような師長であれば、公平な勤務はできません。

師長がそういうスタンスでいる場合は、不公平な勤務表になってしまうのも、仕方ありません。

『不公平な勤務表ではスタッフの不満が大きくなる』ということを、師長に理解してもらう必要があります。

まとめ

勤務表に不満があると、長く働き続けるのが難しくなってしまいますよね。

家族・友人との時間が取れない職場では、モチベーションを保って働くことができません。

世の中にはたくさんの師長さんがいて、いろんな職場があります。

どうしても師長のやり方に不満を感じる場合は、他の師長に相談したり、配置転換の希望を出したり、対策を考えましょう。

無理をして我慢を続けても、スタッフの立場で簡単に改善できる問題ではありません。

他にも、看護師さんの仕事について応援する記事をまとめています。

仕事が楽しくないと悩んでいる人は、ぜひ読んで参考にしてください。